Excel, Kalendarz Google i Messenger — kiedy taki zestaw przestaje wystarczać?

Excel, Kalendarz Google i Messenger — kiedy taki zestaw przestaje wystarczać?

Na początku taki sposób pracy wydaje się zupełnie wystarczający.

W Excelu zapisujesz imię i nazwisko pary, termin wesela, wybrany pakiet, kwotę zaliczki i najważniejsze informacje. W Kalendarzu Google zaznaczasz datę realizacji, spotkanie albo termin oddania materiału. Rozmowa z klientem zostaje na Messengerze, Instagramie lub w skrzynce mailowej.

Wszystko jest pod ręką. Każde z tych narzędzi jest znane, proste i dostępne również na telefonie. Przy kilku prowadzonych jednocześnie parach można nawet nie zaglądać do tabeli, bo większość ustaleń pamięta się z głowy.

Trudności zwykle pojawiają się stopniowo. Rzadko zdarza się jeden moment, po którym ktoś stwierdza, że od dzisiaj Excel przestał działać. Częściej przychodzi bardziej intensywny tydzień, kilka par odzywa się jednocześnie, a między wiadomościami zaczynają pojawiać się pytania: „Gdzie my to ustalaliśmy?”, „Czy wysłałem już poprawioną ofertę?” albo „Co jeszcze miałem przygotować przed spotkaniem?”.

Problem zaczyna się pomiędzy narzędziami

Sam Excel nadal może być dobrze prowadzony. Kalendarz nadal przypomina o najważniejszych terminach. Messenger przechowuje całą historię rozmowy.

Kłopot polega na tym, że żadne z tych miejsc nie pokazuje pełnego obrazu współpracy.

W kalendarzu widzisz, że w sobotę fotografujesz ślub Kasi i Michała. Żeby sprawdzić, czy para przesłała już harmonogram dnia, musisz zajrzeć do wiadomości. Informacja o wybranym pakiecie może znajdować się w Excelu, dodatkowe ustalenia w mailu, a adres przygotowań w wiadomości wysłanej na Instagramie kilka tygodni wcześniej.

Każde narzędzie ma swoją część informacji, ale to usługodawca musi pamiętać, jak je ze sobą połączyć.

Przy spokojniejszej liczbie realizacji zajmuje to kilka minut. W środku sezonu te minuty zaczynają się jednak powtarzać kilka lub kilkanaście razy dziennie. Samo odpowiadanie na pytanie klienta bywa krótsze niż odnalezienie wcześniejszych ustaleń.

Pierwszym sygnałem jest coraz częstsze wracanie do rozmów

Para odzywa się po miesiącu przerwy. Pyta o zmianę godziny ceremonii albo chce wrócić do wybranego wcześniej wariantu usługi.

Teoretycznie wszystko znajduje się w historii wiadomości. Trzeba tylko przewinąć rozmowę i przypomnieć sobie, na czym stanęło.

Po kilku minutach okazuje się, że część ustaleń była na Messengerze, ale poprawiona oferta została wysłana mailem. Później odbyła się jeszcze rozmowa telefoniczna, po której została krótka notatka w kalendarzu. W końcu udaje się odtworzyć sytuację, ale wymaga to przejrzenia kilku miejsc.

Takie szukanie łatwo uznać za normalną część pracy. W końcu każdy czasem wraca do wcześniejszych wiadomości. Problem pojawia się wtedy, gdy podobne sytuacje zdarzają się codziennie i dotyczą coraz większej liczby klientów.

Wtedy sama historia rozmowy przestaje być wygodnym źródłem informacji. Zawiera wszystko, ale nie pokazuje od razu tego, co jest aktualne.

Kalendarz pamięta o datach, ale nie o całej współpracy

Kalendarz Google bardzo dobrze pilnuje konkretnych terminów. Można w nim zapisać datę wesela, spotkanie z parą, termin próby makijażu, konsultację albo planowany dzień oddania materiału.

Trudniej zapisać w nim wszystko, co powinno wydarzyć się pomiędzy tymi datami.

Fotograf może pamiętać o terminie wesela, ale nadal musi dopilnować ankiety przedślubnej, planu dnia, listy ważnych osób i adresów przygotowań. DJ czeka na propozycje utworów i informacje o zabawach. Dekoratorka potrzebuje ostatecznej liczby stołów, potwierdzenia kolorystyki i ustaleń z salą. Wedding planner pilnuje wielu podobnych spraw dla każdej pary jednocześnie.

Można oczywiście tworzyć kolejne wydarzenia i przypomnienia. Z czasem kalendarz zaczyna jednak wypełniać się dziesiątkami drobnych wpisów. Część z nich jest już nieaktualna, część została wykonana wcześniej, a przy innych trudno od razu stwierdzić, czego dokładnie dotyczą.

Kalendarz pokazuje, że trzeba się czymś zająć. Nadal trzeba jednak pamiętać, dlaczego ten termin został zapisany i gdzie znajdują się potrzebne informacje.

Excel pokazuje stan, ale nie zawsze podpowiada, co zrobić dalej

Dobrze przygotowany arkusz może zawierać naprawdę dużo informacji. Nazwy klientów, terminy, dane kontaktowe, status płatności, wybrane usługi, numery umów, daty spotkań i notatki.

Taki arkusz działa najlepiej wtedy, gdy jest regularnie uzupełniany.

W praktyce po rozmowie telefonicznej często pojawia się coś pilniejszego. Wiadomość od kolejnej pary, wyjazd na realizację, poprawka w umowie albo telefon z sali. Aktualizacja tabeli zostaje na wieczór. Wieczorem trudno już sobie przypomnieć wszystkie szczegóły, więc część informacji nadal żyje tylko w wiadomościach albo w pamięci.

Po pewnym czasie arkusz przestaje być miejscem, któremu można całkowicie zaufać. Nadal jest przydatny, ale przed podjęciem decyzji trzeba sprawdzić, czy przypadkiem nowsze ustalenia nie pojawiły się gdzie indziej.

Najbardziej problematyczne są sprawy, które nie mają jednej konkretnej daty. Para miała coś dosłać. Usługodawca miał wrócić z poprawioną ofertą. Trzeba jeszcze potwierdzić szczegół z menedżerem sali. W tabeli można dopisać notatkę, lecz łatwo ją przeoczyć wśród kilkudziesięciu innych wierszy.

Messenger przechowuje rozmowę, ale nie pilnuje zobowiązań

Podczas rozmowy z parą często pojawiają się drobne ustalenia.

„Podeślemy listę utworów w przyszłym tygodniu.”

„Sprawdzę dostępność tej dekoracji.”

„Wieczorem wyślę poprawioną wersję umowy.”

„Wrócimy z decyzją po rozmowie z salą.”

Każda z tych wiadomości jest czytelna w chwili, gdy zostaje wysłana. Kilka dni później staje się jedną z wielu informacji zapisanych w długiej rozmowie.

Messenger nie przypomni, że miałeś wrócić do klienta. Nie pokaże też, które pary od kilku dni czekają na odpowiedź. Wiadomość można oznaczyć jako nieprzeczytaną albo zostawić otwartą kartę w przeglądarce, ale przy większej liczbie rozmów takie sposoby szybko robią się mało pewne.

Czasem przypomina sama para.

Nie zawsze oznacza to dużą wpadkę. Zwykle chodzi o plik, krótką informację albo odpowiedź na jedno pytanie. Mimo to pozostaje nieprzyjemne poczucie, że sprawa powinna zostać załatwiona wcześniej.

Zestaw przestaje wystarczać, gdy trzeba pamiętać, co znajduje się gdzie

Nie da się wskazać jednej liczby klientów, po której należy zrezygnować z Excela, kalendarza i komunikatorów.

Dla jednej osoby trudności zaczną się przy dziesięciu aktywnych parach. Ktoś inny poradzi sobie z kilkudziesięcioma, zwłaszcza jeśli ma prostą usługę i pracuje według podobnego schematu. Duże znaczenie ma także długość współpracy. Fotograf wykonujący krótkie sesje ma inną sytuację niż wedding planner prowadzący przygotowania przez kilkanaście miesięcy.

Ważniejszy od liczby klientów jest czas poświęcany na pilnowanie własnego sposobu organizacji.

Jeżeli regularnie sprawdzasz kilka miejsc przed udzieleniem prostej odpowiedzi, zapisujesz te same informacje w różnych narzędziach albo boisz się zamknąć wiadomość, żeby o niej nie zapomnieć, dotychczasowy zestaw zaczyna wymagać coraz więcej uwagi.

Podobnym sygnałem jest sytuacja, w której wolniejszy tydzień przeznaczasz na nadrabianie notatek. Uzupełniasz tabelę, przenosisz terminy do kalendarza, sprawdzasz zaległe rozmowy i próbujesz przypomnieć sobie, komu coś obiecałeś.

Narzędzia miały pomagać w organizacji pracy, a coraz większą część pracy zajmuje utrzymywanie porządku pomiędzy nimi.

W sezonie wszystko staje się bardziej widoczne

Poza sezonem wiele niedoskonałości można nadrobić wieczorem albo następnego dnia. W najbardziej intensywnych miesiącach podobny zapas czasu znika.

W tygodniu trwają przygotowania do najbliższych realizacji. Jednocześnie odzywają się pary z późniejszych terminów, wracają osoby, którym wcześniej wysłano ofertę, a po zakończonych weselach pozostają materiały do oddania, rozliczenia i prośby o opinię.

Nowa wiadomość nie dotyczy wtedy tylko nowego zapytania. Może być zmianą godziny ceremonii, pytaniem o płatność, poprawką do umowy albo szczegółem, który trzeba przekazać drugiej osobie.

Przy takiej liczbie drobnych spraw pamięć przestaje być bezpiecznym łącznikiem pomiędzy Excelem, kalendarzem i wiadomościami. Wystarczy kilka bardziej intensywnych dni, choroba albo wyjazd, żeby część tematów zaczęła się przesuwać.

Co powinno się zmienić?

Nie każdy usługodawca potrzebuje rozbudowanego programu. Czasem wystarczy poprawić własny arkusz, ustalić jeden sposób zapisywania notatek albo ograniczyć liczbę kanałów, przez które prowadzone są ustalenia.

Najważniejsze, żeby po otwarciu informacji o danej parze można było szybko zobaczyć, co wydarzyło się wcześniej, co jest aktualne i czego trzeba dopilnować.

Właśnie w tym miejscu przydają się narzędzia przygotowane z myślą o całej współpracy z klientem. W My Wedding Office informacje o parze, terminy, ustalenia i kolejne zadania mogą znajdować się bliżej siebie. Nie zastępuje to rozmowy z klientem ani własnego sposobu pracy. Ogranicza jednak liczbę sytuacji, w których trzeba odtwarzać współpracę z kilku osobnych miejsc.

Excel, Kalendarz Google i Messenger mogą działać przez długi czas. W wielu firmach ślubnych nadal będą przydatne również później. Granica pojawia się wtedy, gdy coraz częściej służą już nie do pracy z klientami, ale do szukania informacji o tej pracy.

Warto więc od czasu do czasu sprawdzić, ile czasu zajmuje samo odnalezienie odpowiedzi na proste pytanie:

Co ostatnio ustaliliśmy z tą parą i co powinno wydarzyć się teraz?