Ile razy warto przypomnieć się parze po wysłaniu oferty?

Ile razy warto przypomnieć się parze po wysłaniu oferty?

Oferta została wysłana. Para podziękowała za wiadomość albo zapowiedziała, że zapozna się ze szczegółami i wróci z odpowiedzią. Mija kilka dni, później tydzień, a w skrzynce nadal cisza.

W takiej sytuacji pojawia się zwykle ten sam dylemat: przypomnieć się czy jeszcze poczekać?

Z jednej strony zależy nam na odpowiedzi. Termin pozostaje wstępnie wolny, rozmowa wyglądała obiecująco, a przygotowanie oferty zajęło trochę czasu. Z drugiej strony nikt nie chce zostać odebrany jako osoba, która naciska na szybkie podpisanie umowy.

Najczęściej rozsądnym rozwiązaniem są dwa przypomnienia. Ważniejsze od samej liczby wiadomości jest jednak to, kiedy je wysyłamy i w jaki sposób je formułujemy.

Dlaczego pary nie odpowiadają od razu?

Brak odpowiedzi nie zawsze oznacza brak zainteresowania.

Organizacja ślubu składa się z wielu rozmów prowadzonych jednocześnie. Para może w tym samym tygodniu wybierać fotografa, salę, DJ-a, dekoracje i transport dla gości. Do tego dochodzi praca, codzienne obowiązki oraz konieczność wspólnego podjęcia decyzji.

Czasami jedna osoba przeczyta ofertę i czeka, aż druga znajdzie czas, żeby spokojnie ją przejrzeć. Innym razem wiadomość zostanie otwarta w pracy, a później znika pomiędzy kolejnymi mailami i powiadomieniami. Para może też porównywać kilka propozycji albo czekać na odpowiedź od innego usługodawcy.

Zdarza się również, że oferta nie pasuje ze względu na cenę, zakres usługi lub warunki współpracy, ale para nie wie, jak o tym napisać. Wtedy rozmowa po prostu się urywa.

Dlatego po kilku dniach warto spokojnie wrócić do tematu.

Kiedy wysłać pierwsze przypomnienie?

Pierwszą wiadomość można wysłać mniej więcej po trzech–pięciu dniach od przekazania oferty.

Jeżeli para wcześniej zapowiedziała, że potrzebuje tygodnia na decyzję, dobrze uszanować ten termin. Nie ma potrzeby pisać po dwóch dniach tylko dlatego, że oferta została już otwarta.

Pierwsze przypomnienie powinno być krótkie i pomocne. Wystarczy sprawdzić, czy wiadomość dotarła i czy pojawiły się dodatkowe pytania.

Nie trzeba ponownie opisywać całej oferty ani pytać wprost, kiedy zostanie podpisana umowa. Para powinna mieć możliwość spokojnego powrotu do rozmowy bez poczucia, że musi od razu podjąć ostateczną decyzję.

Przykład pierwszego przypomnienia

Dzień dobry,

chciałem tylko upewnić się, czy mieli Państwo okazję zapoznać się z przesłaną ofertą.

Gdyby pojawiły się pytania dotyczące zakresu usługi, przebiegu współpracy albo dostępnych wariantów, chętnie wszystko wyjaśnię.

Pozdrawiam
[Imię]

Taką wiadomość można oczywiście dopasować do stylu wcześniejszej rozmowy. Jeżeli od początku kontakt był mniej formalny, nie trzeba nagle przechodzić na oficjalny ton.

Co napisać, gdy po pierwszym przypomnieniu nadal jest cisza?

Drugie przypomnienie można wysłać po kolejnych pięciu–siedmiu dniach.

Warto zaznaczyć, że zamykamy temat i nie będziemy dalej ponawiać wiadomości. Dzięki temu para nie czuje, że kolejne przypomnienia będą przychodziły bez końca.

Można też wspomnieć o dostępności terminu, szczególnie gdy pojawiają się inne zapytania dotyczące tej samej daty. Trzeba jednak opierać się na prawdziwej sytuacji. Informacja o rzekomym zainteresowaniu terminem, używana wyłącznie po to, żeby przyspieszyć decyzję, łatwo brzmi jak sztuczna presja.

Przykład drugiego przypomnienia

Dzień dobry,

wracam jeszcze raz do przesłanej oferty. Rozumiem, że wybór usługodawcy może wymagać czasu i porównania kilku propozycji.

Jeżeli są Państwo nadal zainteresowani rozmową, pozostaję do dyspozycji. Jeżeli plany się zmieniły albo wybrali już Państwo inną ofertę, również będę wdzięczny za krótką informację.

Na ten moment termin pozostaje dostępny.

Pozdrawiam
[Imię]

Taka wiadomość daje parze kilka prostych możliwości: może wrócić do rozmowy, zadać pytanie albo poinformować, że podjęła inną decyzję.

Czy warto pisać trzeci raz?

W większości przypadków nie.

Po wysłaniu oferty i dwóch spokojnych przypomnieniach para wie, jak się z nami skontaktować. Kolejne wiadomości rzadko zmieniają decyzję, a mogą zostać odebrane jako zbyt natarczywe.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której para sama wskazała konkretny termin powrotu do rozmowy. Jeżeli napisała: „Decyzję podejmiemy po spotkaniu z salą pod koniec miesiąca”, można odezwać się kilka dni po tym terminie.

Podobnie wygląda sytuacja, gdy rozmowa była już bardzo zaawansowana. Para wybrała pakiet, przesłała dane do umowy albo poprosiła o chwilę na ustalenie ostatnich szczegółów. Wtedy brak odpowiedzi może wynikać z przeoczenia, a nie z rezygnacji.

Każdą taką sytuację warto ocenić osobno.

Jak długo trzymać termin?

Samo wysłanie oferty zazwyczaj nie oznacza rezerwacji daty. Dobrze jasno komunikować to już podczas pierwszej rozmowy.

Jeżeli termin jest popularny, można poinformować parę, że pozostaje dostępny do momentu podpisania umowy i wpłaty zadatku. Gdy pojawi się drugie poważne zapytanie, uczciwie dajemy znać pierwszej parze i pytamy, czy zamierza kontynuować rozmowę.

Bez takich zasad łatwo znaleźć się w sytuacji, w której usługodawca przez dwa tygodnie czeka na odpowiedź, odmawia innym zainteresowanym, a później dowiaduje się, że para wybrała kogoś innego.

Najtrudniejsze jest pamiętanie, kiedy się odezwać

Przy kilku zapytaniach można pamiętać, komu wysłaliśmy ofertę w poniedziałek, kto miał odpowiedzieć do piątku i kto poprosił o kontakt po wypłacie.

W bardziej intensywnym okresie zaczyna się sprawdzanie starych wiadomości:

„Czy tej parze już się przypominałem?”

„Mieli odezwać się w tym tygodniu czy dopiero w następnym?”

„Gdzie właściwie prowadziliśmy tę rozmowę — na Messengerze czy mailowo?”

Oferta mogła zostać wysłana mailem, pierwsza rozmowa odbywała się przez Instagram, a data kolejnego kontaktu znajduje się w notatce zapisanej w telefonie. Dopóki zapytań jest niewiele, taki sposób może wystarczać. Przy większej liczbie rozmów łatwo jednak przeoczyć właściwy moment.

Pomaga prosta zasada: od razu po wysłaniu oferty zapisujemy datę pierwszego przypomnienia. Jeżeli para nie odpowie, ustalamy datę drugiej i ostatniej wiadomości. Może to być wpis w kalendarzu, zadanie na liście albo przypomnienie zapisane przy konkretnej parze w My Wedding Office.

Dzięki temu nie trzeba codziennie przeglądać wszystkich rozmów i zastanawiać się, czy o czymś nie zapomnieliśmy.

Dwa przypomnienia zwykle wystarczą

Pierwsze przypomnienie daje parze spokojną okazję do powrotu do rozmowy. Drugie pomaga zamknąć temat i ustalić, czy jest sens nadal czekać na decyzję.

Jeżeli odpowiedź nadal nie przychodzi, można uznać rozmowę za zakończoną i zająć się kolejnymi zapytaniami.

Nie każda wysłana oferta zakończy się podpisaniem umowy. Warto jednak zadbać, żeby brak odpowiedzi nie wynikał wyłącznie z tego, że para zapomniała o wiadomości, a my zapomnieliśmy się przypomnieć.